Hinweisgeberschutzgesetz

Datenschutzinformationen für die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Gegenstand der Datenschutzinformationen

Die Sonnleitner Holzbauwerke GmbH & Co. KG ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG) verpflichtet, eine Meldestelle zur Entgegennahme vertraulicher Hinweise und Beschwerden (im Folgenden „Hinweise“) bezüglich möglichen Fehlverhaltens einzurichten.
Mit der Abgabe, der Verwaltung und der Nachverfolgung von Hinweisen ist in der Regel die Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden.
Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen zu verstehen, aus denen Rückschlüsse zur hinweisgebenden Person oder zu dritten Personen gezogen werden können.
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zu Ihren Rechten aus der Datenschutzgrundverordnung entnehmen Sie bitte folgenden Erläuterungen.

Erläuterung der Kontaktaufnahme bzw. Meldestelle

Die Meldestelle soll zukünftig wie folgt funktionieren:

Die Person, die einen Hinweis abgeben möchte, kontaktiert uns per E-Mail oder Telefon. Über diese Kanäle haben Sie die Möglichkeit uns den relevanten Sachverhalt mitzuteilen:

• Kontaktaufnahme via E-Mail
  Im Falle, dass Sie uns per E-Mail kontaktieren, können Sie uns in einer Textnachricht die relevanten Angaben, inkl. eventueller Fotos oder Unterlagen, zukommen lassen. Bei dieser Kontaktform erfolgt die Meldung in der Regel nicht in anonymisierter Form, da der Absender des Hinweises erkennbar ist. Die Vertraulichkeit wird dabei jedoch selbstverständlich gewahrt. Falls erforderlich, werden wir sodann eine weiterführende Kommunikation über Ihre E-Mail-Adresse führen, bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihren E-Mail Account.
• Kontaktaufnahme via Telefon
  Wenn Sie uns per Telefon unter der angegeben Nummer kontaktieren, können Sie uns die notwendigen Informationen mündlich mitteilen. Sofern Sie uns im Telefonat einen Kontaktweg nennen, können wir in eine weiterführende Kommunikation mit Ihnen treten. Für die Zusendung von Dokumenten oder Bildern können Sie gerne zusätzlich die angegebene E-Mail-Adresse verwenden.

Wichtig: Sofern es sich bei Ihnen um einen Mitarbeiter unseres Unternehmens handelt, verwenden Sie bitte nicht Ihren betrieblichen E-Mail Account bzw. die betriebliche Telefonanlage für die Abgabe einer Meldung! Bei Nutzung unserer betrieblichen Kommunikationsmittel kann die gesetzliche Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.

Für die Datenverarbeitung verantwortliche juristische Person:

Sonnleitner Holzbauwerke GmbH & Co. KG
Afham 5
94496 Ortenburg
Tel. 08542 96110
E-Mail info@sonnleitner.de

Obenstehende Kontaktdaten sind die normalen Kontaktwege zum Unternehmen. Für die Abgabe von Hinweisen verwenden Sie diese bitte nicht!

Datenschutzbeauftragter

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte bestellt, die gemäß Art. 37 ff. DSGVO tätig ist und die Sie unter den unten genannten Kontaktdaten erreichen können:

Carolin Bauer
Tel. 08505 919270

Vertraulichkeit

Nach den oben genannten Gesetzen sind die Verantwortlichen zu einer vertraulichen Behandlung eingehender Hinweise verpflichtet. Die Informationen zu Ihrer Person und weitere in dem Hinweis enthaltene personenbezogene Daten werden nur einem eng begrenzten Personenkreis zur erforderlichen Bearbeitung Ihres Hinweises offengelegt.
In einigen Fällen kann es jedoch sein, dass die Verantwortlichen rechtlich zur Offenbarung personenbezogener Daten verpflichtet sind.

Bitte übermitteln Sie uns daher nur diejenigen Informationen zu Ihrer Person, die für die Bearbeitung des Hinweises unerlässlich sind. Auf die Nennung Ihres Namens kann in den meisten Fällen verzichtet werden. Ebenso muss Ihnen, selbst bei der Abgabe eines Hinweises ohne Nennung Ihres Namens, bewusst sein, dass Ihre personenbezogenen Daten sowie andere Informationen aus Ihrem Hinweis auch unter Einhaltung der gesetzlichen Vertraulichkeitsverpflichtung dazu führen können, dass eine Identifikation der hinweisgebenden Person möglich ist.

Rechtliche Verpflichtungen zur Offenbarung personenbezogener Daten aus der DSGVO

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung der in der Hinweisgebung enthaltenen Daten gegenüber Dritten kann zum einen in Fällen bestehen, in denen die von einem Hinweis betroffene Person ihr Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO geltend macht und die Verantwortlichen zur Weitergabe der Daten gesetzlich verpflichtet sind. Dabei muss hinsichtlich der in der Auskunft enthaltenen Informationen eine Abwägung zwischen den Rechten des Betroffenen aus der DSGVO und den Rechten der hinweisgebenden Person stattfinden, sodass eine rechtliche Pflicht des Verantwortlichen auch die Identität des Hinweisgebers zu offenbaren, nicht ausgeschlossen ist.
Zum anderen sind die Verantwortlichen grundsätzlich nach Art. 14 Abs. 3 lit. a Datenschutzgrundverordnung verpflichtet, die beschuldigte Person über den Hinweis zu informieren. Dies kann unter gewissen Umständen auch die Nennung der Identität des Hinweisgebers beziehungsweise von Informationen, die auf dessen Identität schließen lassen, umfassen.

Bei einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Abgabe von Hinweisen mit falschen Informationen greifen die gesetzlichen Schutzvorschriften für meldende Personen nicht. Dies umfasst insbesondere die Verpflichtung zur Vertraulichkeit sowie den Schutz vor Repressalien.

Weitergabe Ihrer Daten

Falls dies für oben genannte Zwecke erforderlich ist und wir hierzu gesetzlich berechtigt sind, können Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen (Rechtsbeistände, Behörden, sonstige staatliche Stellen usw.) weitergegeben werden. Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, sofern wir hierzu gesetzlich berechtigt oder verpflichtet sind.

Von der Verarbeitung betroffene Personen

Von der Verarbeitung ist zum einen der Hinweisgeber betroffen. Zum anderen können auch Dritte von der Datenverarbeitung betroffen sein, sofern bei der Bearbeitung von Hinweisen personenbezogene Daten verarbeitet werden, die diesem Dritten zuzuordnen sind.

Von der Verarbeitung betroffene Datenkategorien

Welche Daten verarbeitet werden, hängt maßgeblich davon ab, welche Informationen Sie der Meldestelle mitteilen.
Betroffen können insbesondere folgende Daten sein:

• Informationen zu Ihrer Person sowie Ihrem Verhältnis zum Unternehmen (Beschäftigter, Geschäftspartner usw.)
• Informationen zu Ihrem Aufenthaltsort zu einem bestimmten Zeitpunkt
• Informationen zu Ihrer Tätigkeit
• Jegliche weitere Information, die uns im Rahmen der Abgabe des Hinweises oder während späterer Kommunikation mit dem Hinweisgeber offenbart wird, und die ein personenbezogenes Datum darstellt.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Datenverarbeitung umfasst die Bearbeitung des Hinweises durch unsere internen Beauftragten, einer gegebenenfalls nachfolgenden Kommunikation mit Ihnen sowie Maßnahmen, die zur Bearbeitung des Hinweises im Rahmen der Zweckbestimmung der Meldestelle erforderlich sind. Die Datenverarbeitung kann auch die Zusammenführung des Hinweises mit Informationen aus anderen Quellen umfassen, soweit dies zur bestimmungsgemäßen Bearbeitung des Hinweises erforderlich ist.

Zweck der Datenverarbeitung ist zum einen, den rechtlichen Verpflichtungen gerecht zu werden. Zum anderen ist Zweck der Datenverarbeitung die Aufdeckung von Fehlverhalten und von Missständen im Unternehmen.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können insbesondere folgende sein:

• die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung im Rahmen der Hinweisgebung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO;
• die Verarbeitung ist für die Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO iVm Art. 88 DSGVO;
• die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach §§ 10, 13 HinschG erforderlich, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO;
• die Verarbeitung ist zur Wahrung der überwiegenden berechtigten Interessen der Sonnleitner Holzbauwerke GmbH & Co. KG oder eines Dritten erforderlich, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO;
  
  • Die Interessen der Sonnleitner Holzbauwerke GmbH & Co. KG sind dabei die Aufdeckung und interne Aufklärung von Missständen sowie die Verhinderung von Schäden und Haftungsfällen für die Sonnleitner Holzbauwerke GmbH & Co. KG. Dies umfasst sowohl Sachverhalte innerhalb des Unternehmens als auch im Zusammenhang mit der gesamten Lieferkette.
• die Verarbeitung ist erforderlich, weil tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass ein Beschäftigter im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufklärung erforderlich ist und das Interesse an der Verarbeitung gegenüber dem Interesse des Beschäftigten am Ausschluss der Verarbeitung überwiegt, § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG.

Datensicherheit

Wir setzen zudem angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen im Sinne des Art. 32 DSGVO ein, um personenbezogene Daten zu schützen, insbesondere gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Angriff unberechtigter Personen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

Löschung personenbezogener Daten

Die Verantwortlichen verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für den Zweck der Aufklärung und Bearbeitung des gemeldeten Sachverhaltes erforderlich ist. Die Daten werden den gesetzlichen Bestimmungen gemäß 3 Jahre nach Beendigung der Bearbeitung datenschutzkonform gelöscht. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn entweder Ihre Daten entsprechend Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO für die Geltendmachung von Rechtsansprüchen beziehungsweise für die Verteidigung gegen Rechtsansprüche Dritter erforderlich sind oder die weitere Verarbeitung für uns gemäß Art. 6 Abs.1 lit. f, Abs. 4 DSGVO zulässig ist.

Pflicht zur Datenübermittlung an uns

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet uns Ihre personenbezogenen Daten zu übermitteln. Ggf. ist es uns aufgrund mangelnder Informationen jedoch nicht möglich, einem anonymen Hinweis sachgerecht nachzugehen.

Betroffenenrechte

Im Folgenden möchten wir Sie über Ihre Rechte aus der DSGVO informieren:

Auskunftsmöglichkeit

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Hierzu stellt der Verantwortliche eine Übersicht über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten und die jeweiligen Empfänger oder Kategorien von Empfängern gemäß Art. 15 EUDSGVO zur Verfügung.

Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 16 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. Gemäß Art. 17 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern keine andere rechtliche Anforderung der Löschung entgegensteht.
Gemäß Art. 18 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen deren eingeschränkte Nutzung beantragt,
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt,
• die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO einlegt.

Widerrufsrecht

Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art.6 Abs. (1) lit. (e) und lit. (f) DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Die Verantwortlichen verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Beschwerderecht

Sie haben auch das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung durch die Verantwortlichen zu beschweren. Für die Sonnleitner Holzbauwerke GmbH & Co. KG ist die Bayerische Landesdatenschutzaufsichtsbehörde zuständige datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde nach Art. 54 ff. DSGVO.

Stand der Datenschutzinformation

Die ständige Entwicklung macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzprinzipien notwendig. Eine Anpassung der Datenschutzinformationen bleibt demnach vorbehalten.

Stand: 12/2023